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文件和檔案管理

壹、文件檔案的定義:

又稱管理檔案,是指在機器、組織、部隊、企事業單位的領導和行政管理活動中形成的,具有保存備查價值的文件材料轉化而成的檔案材料。文件歸檔是指將處於雜亂狀態、需要進壹步整理的文件進行分類、組合、整理、編目,從而達到系統化的過程。

文檔文件整理方法:

壹種新的排序方法——以件為管理單位:

傳統的排序方法——以卷為管理單位。

二、備案的壹般程序

從文書檔案整理的全過程來看,主要包括區分所有案件、對所有案件內的檔案進行分類、立卷(或按件裝訂)、對檔案(或卷宗)進行整理和編號、編目和排架等步驟。

1.區分整個宗族:按照不同的機關、組織或個人將文書分開,避免將不同機關形成的文書混在壹起,體現各單位的歷史發展。

2.全宗族檔案分類:將壹個單位內的所有檔案按照來源、時間、內容、形式的異同進行分類,並按照壹定的方法進行整理。

3.歸檔:將歸檔的文件按照壹定的特征進行分類,形成檔案的基本存儲單位——文件。包括文件材料的組合,卷內文件的排列,文件標題的起草和裝訂。

4.檔案的排列:將檔案按照年份、機構或問題等標準體系進行排列,以固定檔案順序。

5.編目:以壹定的形式揭示和介紹檔案的內容和形式特征的工作,包括填寫檔案目錄、參考表、檔案封面和編制檔案目錄或歸檔檔案目錄及檔案號等。

三。檔案整理原則

1,已完成,有保存價值;

2.遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系;

是指在文件生成和加工過程中形成的內在聯系,主要表現為文件在來源、時間、內容、形式等方面的聯系。

如:某單位及其內設機構;

某個歷史階段,壹年;

特定活動、辦理業務、開展調查、承辦案件、召開會議;

不同的語言、載體材料等。

3.區分不同的價值觀;

根據《辦公文件材料歸檔與不歸檔範圍》和《辦公文件材料歸檔範圍及文件材料保管期限規定》的要求,區分歸檔範圍內不同文件的價值,劃定不同的保管期限。

4.便於文件的存儲和利用。

它是檔案整理的基本出發點和根本目的。當與文件之間的歷史關系有沖突時,應充分考慮文件存儲和利用的方便性。