又稱管理檔案，是指在機器、組織、部隊、企事業單位的領導和行政管理活動中形成的，具有保存備查價值的文件材料轉化而成的檔案材料。文件歸檔是指將處於雜亂狀態、需要進壹步整理的文件進行分類、組合、整理、編目，從而達到系統化的過程。
文檔文件整理方法:
壹種新的排序方法——以件為管理單位:
傳統的排序方法——以卷為管理單位。
二、備案的壹般程序
從文書檔案整理的全過程來看，主要包括區分所有案件、對所有案件內的檔案進行分類、立卷(或按件裝訂)、對檔案(或卷宗)進行整理和編號、編目和排架等步驟。
1.區分整個宗族:按照不同的機關、組織或個人將文書分開，避免將不同機關形成的文書混在壹起，體現各單位的歷史發展。
2.全宗族檔案分類:將壹個單位內的所有檔案按照來源、時間、內容、形式的異同進行分類，並按照壹定的方法進行整理。
3.歸檔:將歸檔的文件按照壹定的特征進行分類，形成檔案的基本存儲單位——文件。包括文件材料的組合，卷內文件的排列，文件標題的起草和裝訂。
4.檔案的排列:將檔案按照年份、機構或問題等標準體系進行排列，以固定檔案順序。
5.編目:以壹定的形式揭示和介紹檔案的內容和形式特征的工作，包括填寫檔案目錄、參考表、檔案封面和編制檔案目錄或歸檔檔案目錄及檔案號等。
三。檔案整理原則
1，已完成，有保存價值；
2.遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系；
是指在文件生成和加工過程中形成的內在聯系，主要表現為文件在來源、時間、內容、形式等方面的聯系。
如:某單位及其內設機構；
某個歷史階段，壹年；
特定活動、辦理業務、開展調查、承辦案件、召開會議；
不同的語言、載體材料等。
3.區分不同的價值觀；
根據《辦公文件材料歸檔與不歸檔範圍》和《辦公文件材料歸檔範圍及文件材料保管期限規定》的要求，區分歸檔範圍內不同文件的價值，劃定不同的保管期限。
4.便於文件的存儲和利用。
它是檔案整理的基本出發點和根本目的。當與文件之間的歷史關系有沖突時，應充分考慮文件存儲和利用的方便性。