檔案管理系統

檔案管理制度為了建立和完善公司檔案工作，加強公司檔案的科學管理，有效保護和利用檔案，結合公司實際情況，制定本辦法。1.公司的檔案範圍是1。企業行政文件的歸檔。包括規範性文件；各種合同和協議；會議文件；工作計劃、規劃和工作總結；有關幹部的任免和獎懲，人事材料的調配；員工花名冊、人事檔案等。2.企業管理文件。包括企業生產經營計劃、各種指標和定額文件、企業管理中的各種市場信息、勞動工資檔案、固定資產和辦公用品清單、產品質量、用戶檔案等。3.企業技術檔案。包括技術研究文件、產品文件等。4.企業會計檔案。包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、會計報表檔案等。5.企業業務檔案。包括與客戶的通信(包括傳真、電子郵件等。)、商業報告、貿易文件等。6.企業音像檔案。包括照片、錄音、視頻文件等等。二、公司檔案管理系統1。公司檔案管理機構:行政部統壹管理公司各類檔案(會計檔案除外)。2.公司指定專人負責公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整和安全，並接受必要的培訓。三。備案系統1。檔案的收集:收集工作以歸檔系統為基礎。各業務部門將整理完成的文件材料，經過篩選、歸檔後，定期移交檔案室集中保存。2.歸檔範圍:本單位所有具有檢查和利用價值的文件資料。包括與客戶的通信(包括傳真、電子郵件等。)、業務報告、貿易單據，以及工作日記、照片等各種形式和載體的文件。3.歸檔時間:已完成的文件按工作階段歸檔:3.1。按年度形成的文件，應在第二年上半年歸檔。3.2.所有具有法律效力的文件和資料壹經生效即應歸檔。3.3.所有保密文件應隨時形成，隨時歸檔。3.4.工程項目、科研項目的鑒定和竣工驗收應在三個月內歸檔。4.備案要求是4.1。材料齊全。4.2.系統地，有條理地，有機地。所有歸檔的文件材料應根據其不同特點進行分組，盡量保持其內在聯系，區分其不同的保存價值。文件分類準確，歸檔合理。4.3.歸檔時，要求統壹文件原件及其附件、打印件和定稿、請示和答復，不得分散。4.4.在整理卷內文件時，要合理安排文件順序，按時間順序排列。對於同壹事物的同壹文件，應統壹進行，如:正本和附件，正本在前面，附件在後面。4.5.檔案部門要指導業務部門，協助業務部門整理舊檔案。辦理交接手續，雙方在交接清單上簽字。5.部門備案要求5.1。準備歸檔項目，將完成的文件按有關規定歸入卷內，便於次年歸檔。5.2.這些文件按時間順序排列，最新的放在最上面。5.3.壹個客戶，壹個文件和壹個文件箱。5.4.貿易文件與通信分開，貿易文件根據各自的發票序列號分別放在文件袋中。5.5.定期向檔案館報送文件:文件少的，每年報送壹次，次年上半年收集。大額文件每年提交兩次，上半年壹次，次年下半年壹次。6.檔案室收到業務部門的檔案和各種文件後，將按不同方式整理、編定日期，並作進壹步整理和局部調整。7.記錄和文件應用碳素筆書寫。除非有特殊情況，否則必須使用A4紙。四。檔案管理1。檔案管理:區分整個宗族，正確建立檔案；分類，按檔案、來源、時間、內容、形式分為若幹層次和類別；整理文件，編制文件目錄。2.文件保管:公司設立了專門的文件庫來保管文件。3.檔案的鑒定:從檔案的內容、來源、時間、可靠手續、名稱鑒定、檔案價值等方面確定各種檔案的保管期限，編制成表。4.銷毀檔案應當編制銷毀清單；辦理銷毀手續，經總經理批準後方可銷毀；銷毀應由兩人以上監督，並在清單上簽字。五、檔案利用工作1。凡需查閱檔案者，必須填寫檔案借閱單，按借閱權限和檔案分類，經各級領導批準後，方可借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，註明借閱檔案的名稱、分類、借閱方法、數量和期限。2.文件利用的途徑有:提供原始文件；提供文件的副本；提供文獻索引信息。3.檔案管理部門應主動為員工提供公司檔案編研信息服務，主要包括政策信息、管理信息、產品信息和市場信息。4.根據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。