歸檔前的安排和檔案借閱
從檔案室領取，填寫檔案移交單壹式兩份。拿到文件後，開始清點文件數量，數量核對無誤後簽字確認，將文件帶回處理現場。
目錄數據準備
根據各種文件整理規定的要求，在文件管理系統中記錄目錄數據。如標題、文件名、責任人、日期、頁碼等有錯誤或不規範之處。的案卷，就應該修改。
解開綁帶
如果不刪除綁定，將會影響掃描工作的文件應該被刪除。移除裝訂時，應註意保護文件不受損壞。
頁面修剪
對破損嚴重、無法直接掃描的文件，首先進行技術修復，對有褶皺、凹凸不平、影響掃描質量的原件進行相應處理(壓平或熨燙等。)掃描前。
文件掃描
掃描方式
(1)根據文件格式的大小(A4、A3、A0等。)，選擇相應規格的掃描儀或者專業掃描儀(比如工程圖紙可以用0號圖紙掃描儀掃描)。大幅面文件可以在縮微後用大幅面數字平臺或膠片數字轉換設備掃描。
(2)紙張狀況不佳，太薄、太軟或太厚的文件要用平板掃描；對於紙質條件較好的文件，可以采用高速掃描，提高工作效率。
掃描顏色模式
(1)掃描顏色模式壹般包括黑白二進制、灰度、彩色等。通常使用顏色。
(2)無插圖的黑白頁面、字跡清晰的文件，可采用黑白二進制模式掃描。
(3)黑白頁面，但字跡清晰度或插圖較差的文件，多色頁面的文件可采用灰色模式掃描。
(4)有紅頭文件、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插圖的文件可以用彩色模式掃描。
掃描分辨率
(1)掃描分辨率參數的選擇應以掃描圖像清晰完整為前提，不影響圖像的利用效果。
(2)黑白二進制、灰度、彩色模式掃描文件時，分辨率壹般應設置為200-300dpi。特殊情況下，如文字小、文字密、清晰度差等。，分辨率可以適當提高。
圖像處理
圖像數據質量檢查
(1)檢查圖像的偏斜度、清晰度和失真程度。如果發現不符合圖像質量的要求，就要對圖像進行重新處理。
(2)當掃描圖像文件不完整或因操作不當無法清晰識別時，應重新掃描。
(3)如有漏掃描文件，及時補掃描，正確插入圖像。
(4)如發現掃描圖像的排列順序與原文件不壹致，應及時調整。
矯正、去汙、圖像拼接和修剪。
(1)偏轉圖像應該被校正，以便使它們在視覺上幾乎察覺不到。方向不正確的圖片要旋轉還原，符合閱讀習慣。
(2)圖像頁面中影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等，應去汙。在處理過程中，應遵循在不影響可理解性的前提下展現文件原貌的原則。
(3)掃描不同區域的大幅面文件形成的多幅圖像應拼接合並成壹幅完整的圖像，以保證文件數字化圖像的完整性。
(4)對彩色模式掃描的圖像進行修剪，去除多余的白邊，有效減少圖像文件的容量，節省存儲空間。
圖像存儲
存儲格式
(1)黑白二進制模式掃描的圖像文件壹般以PDF格式存儲。
(2)灰度模式和彩色模式掃描的文件壹般以PDF格式存儲。
圖像文件命名
(1)紙質文件目錄數據庫中的每壹份文件都有壹個對應的文件號，該文件的掃描圖像文件就是以這個文件號命名的。如果圖像文件比較大，不方便網絡瀏覽，可以分成多個圖像文件，在文件名後面加上A、B、C等區別。
(2)分別創建文件夾，用文件號命名，存儲對應的圖像文件。
數據掛鉤
將每個紙質文件的掃描圖像存放在對應文件號的文件夾後，仔細檢查每個圖像文件的名稱是否與文件目錄數據庫中的文件號相同，圖像文件的頁數是否與文件目錄數據庫中的總頁數相同。通過每個影像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數據庫中該文件的文件號的壹致性，建立壹壹對應的關系，為檔案目錄數據庫與影像文件的批量連接提供了條件。