第壹，提高經濟效益
過去壹直采用粗放模式，即增加辦公人員和辦公費用是解決這壹問題的唯壹手段，導致管理成本劇增。數字化檔案管理將傳統的紙質檔案信息對象變成了機器可讀的文件，不僅節省了存儲成本和占用空間，查閱起來也非常方便快捷，避免了重復打印資料造成的紙張和人員的浪費。
第二，提高辦公效率
數字文件管理使數據能夠及時歸檔並盡快提供使用。以組織部為例，幹部的任用和提拔需要詳細準確的檔案信息。而檔案的數字化管理可以提供詳細、實時的數據信息，為領導決策提供服務。同時，數字化的檔案管理使信息查詢變得非常簡單，真正使上班族足不出戶就能了解天下大事。由於信息的流動超越了時間和空間，數字檔案館實際上已經成為“沒有墻壁的文件”，檔案館基本上已經從文件實體的存儲變成了提供方便使用的信息控制中心。
第三，加強原始檔案的保護
將紙質文件轉換為數字電子文件後，文件的使用更加安全。尤其是對於歷史悠久的檔案材料，經過數字化處理後保護起來無疑更好。此外，壹些文件在數字處理後被防止篡改。