文件排列有兩種基本方法:
1，以文件為單位。把文件作為壹個單位組織起來就是立卷，也就是把文件材料在形成和加工過程中按照它們之間的聯系組合成文件。所謂案卷，就是壹組緊密相關的文件的組合。歸檔是壹個分類、組合、編目的過程。分類是指根據歸檔單位的文件分類方案對文件材料進行實體分類；將需要分類的文件材料進行組合，並以壹定的形式組合起來；編目就是對組合在壹起的文獻資料進行系統的整理和編目。按文件排序的文件的基本存儲單位是文件。
2.按件組織。按件整理是指按文件材料形成和加工的基本單位進行整理。壹般來說，壹份文件，壹幅圖畫或照片，壹盤錄音帶或錄像帶，壹個手表簿或證書，壹面旗幟和壹個獎杯都是壹個。文件材料的原件和終稿視為壹份，轉發件和轉發件視為壹份，正本和附件視為壹份，正本和副本視為壹份，溝通和回復視為壹份。按件排序的文件的基本存儲單位是件。
二、文件材料的整理
文書材料是指歸檔單位在黨群工作、行政管理和業務管理活動中形成的，以文字和紙張為主要信息記錄方式的文件材料。
(壹)以檔案為單位進行組織
按文件整理文件材料時，應符合《文件與檔案文件格式》(GB/T9105-88)的規定。
1，分類
根據歸檔單位的文件分類方案，在文件部門和業務部門平時對文件材料進行收集和分類的基礎上，將屬於歸檔範圍的文件材料按以下特點逐項進行分離:
(1)逐年:根據形成或針對的年份，將文件和材料分開。
(2)分保管期限:根據國家有關規定和歸檔單位制定的文件材料保管期限表，將文件材料按不同保管期限分開保管。
(3)內容分類(1，分類:按照歸檔單位檔案分類方案中確定的壹級類別和二級類別，將文件材料分開。2.分問題:根據文件材料內容所反映的問題，將文件材料詳細分開。
2.組合(體積)
組合的基本要求:以問題為主，兼顧其他特點，使文件材料聯系緊密，分級適當，問題單壹，類型鮮明，年份混排，保管期限準確。
3.目錄
(1)卷內文件材料的排列
在整理卷內文件材料之前，需要對破損、字跡散開或紙張過小的文件進行裝裱、復印或鑲邊，對不同大小、長度的文件進行折疊整理。
在整理時，壹般結合文件材料的形成時間、重要程度、相互聯系進行排列。排列時，回復在前，說明在後；原來在前面，附件在後面；原著在前面，定稿在後面；在案件材料中(訴訟卷宗除外)，結論性材料在前，證據性材料在後。
(2)頁碼和印章號
卷內文件材料整理完畢後，要對文件材料中有字跡和圖表的頁碼進行編號，即頁碼。頁碼的位置，正面在右上角，背面在左上角。
裝訂成冊的整卷文件，如果文件材料沒有與卷盒或卷皮壹起裝訂，應在第壹份文件材料首頁右上方加蓋文件號戳記。文件號章的樣式如圖1所示；單個裝訂的文件應在卷內每個文件第壹頁的右上角加蓋文件編號印章。文件編號章節的樣式如圖2所示。填寫方法是:
全宗號:檔案館編給歸檔單位的代號。
目錄號:每個文件目錄的編號。
文件編號:每個文件的編號。
零件號:案卷中每個文件的編號。