為了有效地存儲和傳播知識，人類發明了各種物質材料來記錄信息。在古代，人類的知識主要記錄在甲骨文、泥板、獸皮、竹簡等上面。自從紙和印刷術發明以來，人類的知識主要是在紙上保存和傳遞的。隨著信息記錄和存取技術的發展，文件載體的形式也越來越多樣化，如音像磁帶、縮微膠片、光盤等。這些非紙質文件。加快文件的制作和傳輸；使知識和信息的存儲和利用更加方便。目前有紙質型、縮微型、電子型、視聽型四種文件。
1.紙質文件是通過手寫、印刷、打印等方式將信息記錄在紙上而形成的文件。它是壹種傳統的文件形式，易於閱讀和流通，但存儲密度小，體積大，不便於管理和長期保存。
2.縮微品(Microform)是利用光學技術，以縮微膠片、縮微平片等方式，在感光材料上記錄信息的文件。其特點是存儲密度高，體積小，便於保存和傳輸，但只有借助特殊設備才能讀取。世界上許多文獻信息服務機構把希望長期收藏的文獻制成縮微品保存。
3.電子文件是指以數字代碼在磁、光、介電介質上存儲圖片、文本、聲音、圖像等信息，並由計算機或類似設備讀取和使用的文件。它們也被稱為機器可讀文檔。目前，電子文獻種類多、數量大、內容豐富，如各種電子圖書、電子期刊、網上數據庫、網上新聞(如新聞組、郵件列表、BBS)、光盤數據庫等。其特點是信息存儲量大、發布周期短、易於更新、信息傳遞快、訪問快，可以整合文字、圖像、聲音等多媒體信息。信息很容易享受和復制，但必須用電腦閱讀。
4.聲像文件是以錄音、錄像、攝影、攝像等手段將聲音、圖像等多媒體信息記錄在光學材料和磁性材料上形成的文件，也稱視聽文件，如音像磁帶、唱片、幻燈片、激光視盤等。其特點是生動直觀，特別適合記錄難以用文字和符號描述的復雜信息和自然現象，但其制作。