(中國地質調查局南京地質調查中心)
各類檔案數字化的目的是向社會提供信息服務，這需要壹個由檔案網絡系統、網站、數據庫、信息服務系統和檔案資源組成的良好服務平臺。檔案數據庫建設是為數字化檔案提供服務的資源平臺。
關鍵詞描述數據庫的規範化管理
1標準化和規範化數據描述
檔案數據庫屬於文獻數據庫，是檔案自動化的重要內容。檔案數據庫是以系統方式排列的檔案數據的集合，可以通過電子手段單獨訪問。檔案數據庫建設的成功與否很大程度上取決於數據庫的質量。數據庫中的數據項必須規範、有序、有效，數據庫管理本身科學合理。這樣的數據庫壹般更具可操作性，使用範圍也更廣。在建設科學實用的檔案數據庫時，壹般會根據相應的技術標準、管理標準和工作標準形成自己的標準，最終形成標準化的檔案數字化利用平臺。作為數字檔案館，首先要建立檔案館的目錄數據庫，這也是壹個描述數據庫，包括全宗目錄、檔案級和文件級，並註意它們之間的關系。此外，根據本單位的館藏特點，進行檔案全文數據庫建設。檔案全文數據庫涵蓋的範圍很廣，壹般包括文本型、圖形圖像型和多媒體型。目錄數據庫和全文數據庫要結構化，要提升。檔案目錄數據庫是檔案數據庫的基礎，可以提供便捷的查詢路徑，讀者可以根據需要通過壹次輸入提取出自己想要查詢的結果。提供類似查詢前必須建立基礎信息數據，包括文件標題、負責人、來源、頁碼、分類號、主題詞、摘要等。，少數還包括文件的全文。[2]在本作品中，描述的內容和特點，如關鍵詞、標題、項目負責人等。，不詳細，標準不統壹，被索引文件內容的深度和廣度不夠，所以檢索時會出現錯誤，檢索不準、不全，在壹定程度上影響了文件利用率。可以說，著錄和標引是否規範是影響數據庫管理的關鍵因素之壹。這項工作壹般決定了數據結構的合理性，這項工作的完成是檢索系統進行完整準確檢索的前提。除檔案目錄數據庫外，檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫和網絡數據庫的建設還必須符合檔案著錄和標引等標準的原則要求。
2.建立數據庫
在這壹階段，根據相關部門的工作需要和計劃，按照不同的內容，我們建立的數據庫分為成果數據庫和科技檔案數據庫，對地質調查形成的數據、本單位各種項目形成的數據和收集的數據分別錄入數據項。數據庫更新到目前為止收集到的所有合格項目的信息和數據，並為此數據庫建立了目錄級數據庫，分為兩級:第壹級為項目類別552項。第二級是每個項目的詳細內容條目，截至草案，已更新為第壹級第240條和第5836條記載的具體內容。還有壹大半要更新錄入。
3 .保證數據安全是檔案信息數據庫的基礎
生成的檔案數據必須長期保存，甚至永久保存。如何保證數字化檔案的原始性，防止這些數字化內容被篡改，都是建立檔案數據庫時需要解決的安全問題。數據庫的參數設置、數據存儲方式和位置、數據傳輸方式和使用都關系到檔案數據庫的安全。為了防止數據丟失和損壞，避免涉密信息丟失等事故，確保海量信息數據的安全和完整，使積累的檔案數據在未來能夠長期使用，必須把更新檔案數據庫的安全制度和符合實際工作要求的管理制度作為數據庫建設的關鍵環節。制定有利於工作並能監督數據訪問的防範措施，加強數據運行中的監控和管理，使數據庫從建設到利用的各個環節萬無壹失。在檔案數據庫建設中，往往采用技術手段實現權限控制，日常數據備份必不可少。廣義來說，訪問控制應該包括讀寫控制、數據加密等。根據實際工作需要，通常應在部門允許的範圍內(包括閱讀和下載)，根據用戶類別、目錄和歸檔數據，設置訪問級別、控制和監督進行訪問和使用。防寫控制是壹種保持信息真實的手段，使用戶只能讀取信息，而不能修改或復制，以防止信息被篡改。加密技術可以確保控制文件內容的不泄露。為了保證訪問控制的有效性，需要在系統中配置使用記錄系統，全程跟蹤並自動記錄使用情況，進行定期檢查和維護，並隨著高科技的發展引入新的安全技術。
4 .檔案信息化建設需要加強集中統壹的管理體系。
檔案信息化建設的管理制度，就是從管理制度上保證業務技術規範、標準和軟硬件選型的統壹，使各級、各專業辦公室納入統壹的檔案信息自動化系統管理，實現集中統壹管理。使其不能壹意孤行，自建體系，從而減少信息分割和資源浪費的發生。檔案信息系統的管理體系應在管理有力、技術先進的條件下，把高度集中的管理和方便的使用結合起來。
5結束語
本文僅限於檔案數據庫建設中遇到的非常有限的實際工作問題。檔案數據庫的建設是壹項長期而持久的工作。作為檔案管理部門，壹般需要做用戶需求分析、館情分析、效益分析等，有計劃地形成數據庫產品。科學選題，合理規劃，循序漸進，杜絕短期行為，形成良性循環，檔案數據庫建設才能有持久的發展動力。
參考
孫淑媚。檔案管理與計算機[M]。北京:檔案出版社，1987。
[2]弘壹。檔案信息的組織與檢索[M]。武漢:武漢大學出版社，1998。