1.內容完整翔實:保密工作檔案應包含完整的保密工作相關文件和資料，確保檔案的完整性和可追溯性。這包括保密工作計劃、實施方案、工作總結、相關文件和記錄等。，以便在必要時提供全面的信息和依據。
2.簡明扼要:雖然機密工作文件需要信息豐富，但也應該簡明扼要。避免過多的冗余和重復，確保文件清晰易懂。這可以提高文件的使用效率，也有助於降低不必要的信息泄露的風險。
3.內容應是原件:為了保證檔案的可靠性和真實性，保密工作檔案中的文件材料應是原件。這意味著檔案館中的文件應該是原始的和未經修改的版本，以確保檔案的真實性和可信度。
4.內容應該是副本:在某些情況下，為了保護原件的安全和完整，可以將文檔制作成副本，保存在文件中。復印件應清晰完整，並註明原件的存放地點和負責人，以便必要時能快速查找和核實原件。
保密工作文件的作用:
1.確保信息安全:機密工作檔案是保護本組織核心信息資產的重要工具。記錄各類敏感和重要信息的產生、流通和處理過程，確保這些信息在存儲、使用和銷毀過程中嚴格遵守保密規定，防止機密信息泄露，維護組織利益和國家安全。
2.規範管理行為:保密工作檔案可以有效規範員工對保密信息的操作行為，通過明確的工作流程和操作記錄，確保相關人員按照保密規章制度執行任務，使違規行為有據可查，加強內部管理秩序。
3.提供法律依據:在發生信息泄露或其他涉及保密的法律糾紛時，保密檔案可以作為重要的法律證據，明確體現保密責任的落實，有利於司法機關公正司法，為企事業單位規避潛在的法律風險。