1.該系統通過將傳統的紙質文件轉換成電子格式，實現了文件信息的數字化管理、存儲、檢索和共享。數字文件系統可以有效提高文件管理的效率和便捷性，提供更多的功能和服務，如全文檢索、多維查詢、權限控制、文件共享和協作等。
2.數字文件系統還可以提供數據備份和災難恢復功能，提高文件信息的安全性和可靠性。通過數字文件系統，機構和組織可以更好地管理和使用自己的文件資源，以滿足信息時代的文件管理需求。
3、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用活動。檔案的內容包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保存、檔案編目與檔案檢索、檔案統計、檔案編研(見檔案文獻編纂)、檔案提供與利用、檔案銷毀。
4.這些工作的劃分是相對穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩個部分。因為現代檔案管理已經成為壹個復雜的系統，所以也有按照多個層次來劃分的方法。第壹層次分為檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，每個子系統又分為若幹個子系統。
5.檔案實體管理分為收集、整理、鑒定、保管和統計。檔案信息化的發展分為兩個部分:信息加工和信息輸出。信息處理包括編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料，而信息輸出包括提供閱讀、復制、咨詢、通信、借閱、出版、展覽和其他服務活動。
檔案信息系統的意義
1.提高管理效率:檔案信息系統可以實現檔案的數字化管理，將大量紙質檔案轉換成電子格式，通過系統進行分類、整理、存儲和檢索。這樣可以提高檔案管理的效率，節省人力和空間資源。
2.保護文件安全:文件信息系統能夠控制和備份文件信息，確保文件數據的安全性和可靠性。系統可以設置不同用戶的訪問權限，只有經過授權的人員才能查看和修改相應的檔案信息。
3.提供精準檢索:檔案信息系統可以實現全文檢索、多維查詢和高級搜索功能，幫助用戶快速準確地檢索到所需的檔案信息。用戶可以根據關鍵詞、日期範圍、文件類型等條件進行搜索，提高信息搜索的準確性和速度。
4.支持決策和研究:檔案信息系統可以為決策者和研究者提供必要的檔案信息支持。通過該系統可以獲得歷史檔案數據和趨勢分析，幫助決策者做出準確的決策，研究人員可以進行相關研究。
5.實現* * *共享與合作:檔案信息系統可以實現檔案的共享與合作，促進不同機構或部門之間的信息共享與合作。用戶可以根據權限* * *享受文件信息，提高工作效率和信息交流。
6.長期保存和傳承:通過檔案信息系統，可以實現檔案的長期保存和傳承。電子檔案可以通過備份和災難恢復措施保證數據的安全，同時也可以數字化保存，保證檔案信息的連續性。