公文的行文規則，是關於公文制發的基本原則和基本方法的概括和總結。
1、行文原則。有2條值得註意：（1）“少而精”的原則。《中國***產黨機關公文處理條例》第11條明確規定：“行文應當確有需要，註重實效，少而精，可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。”《國家行政機關公文處理辦法》也有同樣規定。在具體聯絡協調工作中，也是提倡多人來人往，少文來文往。
（2）不以機關名義向領導個人報送公文原則。《國家行政機關公文處理辦法》第22條規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’”。《中國***產黨機關公文處理條例》也有相同規定。直接向領導同誌個人報送公文，有損領導機關的權威，違背公文流轉辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領導機關而言，則損害了效率。就法院而言，領導同誌批示、交辦的案件比較多，對於交辦案件，領導同誌明確批示“望復”、“回告結果”等意思的，可以公文形式對領導同誌個人報送，除此之外，壹般不要向領導同誌個人報送公文。
2、行文關系。分為領導與被領導關系、指導與被指導關系、互不統屬關系三類。
3、行文方式。根據制發機關劃分，可分為單獨行文和聯合行文；根據接收機關劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。
4、具體要求。（1）恪守隸屬關系，壹般不越級行文。《中國***產黨機關公文處理條例》規定：“黨的機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權範圍確定。……不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。”《國家行政機關公文處理辦法》有相同規定。允許越級行文的情形：發生了嚴重緊急情況；直接上級機關的上級機關越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關的上級機關才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯系的；數次向直接上級機關行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關長期不予解決，以致對工作或即將對工作產生嚴重的負面影響的；等等。
（2）明晰發文權限，向適宜的對象行文。根據規定，黨委和政府可以向各自的上壹級或下壹級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權後，可以向下壹級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設部門，壹般不得向下壹級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上壹級或下壹級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設部門。不相隸屬的機關之間行文，適用“函”這壹商洽性公文，不能采用指令性、指導性和規範性公文文種。法院公文的行文對象要求是壹樣的。
（3）尊重機關職權，準確認定主送機關和抄送機關。簡單地說，誰是主管，那麽主送就是誰。公文的主送機關，壹般只能是壹個。《國家行政機關公文處理辦法》第21條規定：“請示”應當壹文壹事；壹般只寫壹個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。第20條規定：向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第23條規定：受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另壹級機關。《中國***產黨機關公文處理條例》規定相同。值得註意的是，有的同誌對壹些重要公文忽視抄送，導致法院的壹些重要工作部署和動態不能及時被上級和地方有關機關了解和掌握，壹定程度上影響了工作的效果。要準確確定抄送機關，需要全面把握公文內容和與之有工作聯系的有關機關，才能做到既不漏送，又不枉送。
（4）部門之間對有關問題未經協商壹致，不得各自向下行文。
（5）需要聯合行文時，作者應是同級機關。《國家行政機關公文處理辦法》第16條規定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下壹級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，應當明確主辦部門，應當嚴格控制聯合行文單位數量。
（6）關於“請示”的具體規定。“請示”應當壹文壹事；請示事項涉及其他機關職權範圍的問題時，應與有關機關協商壹致，如未能達成壹致，需在請示中寫明；請示問題應當提出明確的意見；請示壹般只寫壹個主送機關；請示不得抄送其下級機關；“報告”不得夾帶請示事項。
二、公文的格式規範
公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上的排列和標識規則，也包括公文的用紙要求和印制規範，換言之，公文的格式就是公文的書面結構與公文的用紙和印制規範的總和，是對公文的文面要求。公文格式的特點具有較強的規範性。規範的公文格式有利於維護公文的嚴肅性，使公文的寫作規範化、標準化，不僅增加公文的美學效果，而且方便對其進行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率。《中國***產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》分別以壹章的篇幅對黨的機關和國家行政機關公文的格式做了規定，而由中國標準研究中心和國務院辦公廳秘書局***同起草、國家質監局發布、自2000年1月1日起正式實施的作為中華人民***和國國家標準的《國家行政機關公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細致、科學的公文格式標準。為規範公文的制作和處理，2005年開展“規範司法行為，促進司法公正”專項整改活動期間，中院參照《國家行政機關公文處理辦法》和最高法院有關規定，於9月7日制定了《宜昌市中級人民法院公文處理辦法》，編入《規章制度》壹書，就公文的制作、處理進行了規範，作了比較詳細的規定。下面分別就公文的發布形式、書面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。
（壹）公文的發布形式和適用範圍
就法院系統來說，以中院為例，主要有：
1、《宜昌市中級人民法院文件（宜市中法發）》，主要用於傳達貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發布重要的決定、通知等。
2、《宜昌市中級人民法院（宜市中法）》，主要用於人事任免、重要會議及其他事項的通知、批復、命令、議案、請示、報告、通報、函等。
3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補充形式，主要適用於辦公室根據院領導授權、傳達或代本院發布某些事項，發布辦公室職權範圍內的事項。
4、《傳真電報（宜市中法明傳、密傳）》，用於中院和中院各部門通知召開會議、時效性較強事項、事務活動安排、處理突發事件的措施等。
5、以中院各部門名義制發的公文，壹般使用中院信箋版頭。
（二）公文的書面格式
公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規則。《國家行政機關公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，並分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、抄送機關、印發機關和印發日期等7個要素。置於公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
——眉首。眉首壹般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線等要素組成，實際上就是置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。
1、公文份數序號
公文份數序號是將同壹文稿印制若幹份時每份公文的順序編號。公文如需標識份數序號，用阿拉伯數字頂格標識在版心左上角第1行，采用紅色號碼機套印，比如同壹文稿***印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最後壹份的序號可寫成“100”。標識份數序號，其主要作用是便利公文的登記、分發和檢查。
2、秘密等級和保密期限
秘密等級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在壹定時間內只限於特定範圍的人員知曉的。黨和國家機關的公文密級均為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級，其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應當標明份數序號。絕密是最重要的國家秘密，如果泄露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。公文如需標識密級，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，並且標識密級的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級和保密期限，則兩項同用3號黑體字，並且密級在前，保密期限置後，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。標註密級的同時應標註保密期限，保密期限壹般分壹年以內、壹年及壹年以上、長期和期限不作標註。期限不作標註的壹般按保密期20年認定，如秘密★6個月、機密★3年、絕密★長期。
3、緊急程度
緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。黨的機關公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國家行政機關公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，並且標識緊急程度的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
4、發文機關標識
發文機關標識，《中國***產黨機關公文處理條例》稱之為“版頭”。發文機關標識由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱，不加“文件”字樣，比如“函”；“命令（令）”、“會議紀要”除標識發文機關全稱或規範化簡稱外，還應加上文種。《中國***產黨機關公文處理條例》規定：版頭“由發文機關全稱或者規範化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣壹般為25mm；上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。“函”的發文機關標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發文機關全稱下4mm處為壹條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為壹條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。“命令（令）”的發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為20mm。發文機關標識原則上應使用小標宋體字和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發文機關酌定，但壹般應小於22mm×15mm。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排列。即使是聯合行文機關較多，也必須保證公文首頁顯示正文。
5、發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文字號壹般在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字標註並居中排布。“命令（令）”的發文字號標註在“命令（令）”的發文機關標識下邊緣空2行居中位置；“會議紀要”編號置於“會議紀要”標識之下、紅色反線之上正中間。聯合行文壹般只標明主辦機關發文字號。機關代字應當反映發文機關或部門的性質。同壹機關。部門的同壹類公文的代字應當統壹，不可有幾種寫法。機關代字壹般可取機關名稱前壹個或兩個字，但要註意與名稱相近的其他機關相區別。年份、序號用阿拉伯數字標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括住；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
6、簽發人
發文機關簽發簽批公文的領導人的姓名。上報的公文需標識簽發人姓名，簽發人姓名平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，“簽發人”後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如果是聯合行文，則有多個簽發人，這時，主辦機關簽發人姓名置於第壹行，其他簽發人姓名從第二行起在主辦機關簽發人姓名之下，按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，並使發文字號與最後壹個簽發人姓名處在同壹行並使紅色反線與其距離為4mm。
7、紅色反線
紅色反線壹般標印在發文字號之下4mm處，其長度與版心等寬（即156mm）。
——主體。主體壹般由標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、附註等要素組成。
1、標題
公文的標題是對公文內容的概括和對行文目的的揭示，因而應當準確扼要地反映公文的主要內容。公文標題中除法律、法規、規章名稱加書名號外，壹般不使用標點符號。書寫批轉、轉發、印發或貫徹上級機關發出的公文的標題，應將事由寫清楚，而不能只寫原文發文字號。下發行政法規、規章的公文標題用“發布”，下發隸屬機關的公文標題用“批轉”，下發上級、同級和不相隸屬機關的公文標題用“轉發”，印（轉）發“方案”、“計劃”等沒有擡頭的公文或其他資料性的公文，標題中壹般不冠原制發機關名稱，而將原制發機關名稱及成文時間在印發的原文標題下註明，並用圓括號括起來。
公文標題壹般標識在紅色反線下空2行處，用2號小標宋體字居中排布。如果字數偏多，需要分行排列，分行時須註意不要把各行上下對齊排成等長，更不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，總之標題的排布要做到詞義完整、排列對稱、間距恰當。
2、主送機關
主送機關是指公文的主要接收機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。如果主送機關較多，則應按其性質、級別和有關規定或慣例依次排列，同性質或同級別的機關之間用頓號，不同性質或不同級別的機關之間用逗號。比如國務院對下行文，其主送機關的排列形式是：“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”；中院對下行文，其主送機關排列形式壹般是：“各基層人民法院，中院各部門”。
主送機關壹般在標題下空1行、左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格，最後壹個主送機關名稱後標全角冒號。如果主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。向上級機關請示只寫壹個主送機關；向下級部分機關發送的公文，如果發送機關少，可將發送機關名稱全部寫上，發送機關多，可采用“各有關部門和單位”等辦法概寫。
3、正文
正文是公文的主體部分。正文應置於主送機關下壹行，用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格；數字、年份不能回行。“命令（令）”的正文置於令號下空2行的位置。正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號；引用外文應當註明其中文含義；日期應當寫明具體的年、月、日；必須使用國家法定計量單位。用詞、用字要準確、規範，文內如果要使用非規範化簡稱，必須在首次使用全稱的同時註明簡稱，並且還要註意簡稱在同壹篇公文中必須前後統壹；公文中的數字，除成文日期、部分結構層次數和在詞、詞組、成語、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，壹般應當使用阿拉伯數字；用數字表示多層次結構序數，其標識方法為：
第壹層用“壹、”“二、”“三、”……
第二層用“（壹）”“（二）”“（三）”……
第三層用“1、”“2、”“3、”……
第四層用“（1）”“（2）”“（3）”……