1，收件人姓名必須準確。
2.非人名單詞需要間隔。比如不能寫成王中琪，很容易把收信人誤解成“王中琪”。
3.如果需要在收信人姓名後加上稱謂，只能使用對方的社會稱謂，如教授、先生、女士等，因為這些稱謂是中性的，不涉及禮儀問題。另外，稱呼需要用括號括起來。
4.千萬不要在信封上寫上自己和收信人的特殊關系的標題。如父親、叔叔、舅舅、哥哥等。，這是對郵遞員的不禮貌；不能用心愛的妻子、兒子(女兒)、丈夫之類的詞，對接受者不禮貌；有夫妻之類的詞，各方面都會尷尬。
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信函的書寫格式:
第壹個標題:頂格，有的還可以加上壹定的限定條件和修飾語，比如親愛的。
問候:如果寫“妳好”“最近身體好嗎”，可以接正文。
正文:這是信的主體，可以寫成幾段。
4問候。以最常見的“問候”和“敬禮”為例。“知止”可以寫在兩個正確的位置:壹個是緊接正文之後，不另起壹段，不加標點符號；第二種是在正文下面寫兩個空格。“敬禮”寫在“從這裏”的下壹行。應該在它後面加壹個感嘆號，表示祝賀的誠意和力度。
問候語後半部分的標題和大寫是對收信人的壹種尊重。是古代書信“仰視”傳統的延續。古代的信件是垂直書寫的，書寫內容包括對方的姓名或地址。為了表示尊重，無論寫在哪裏，都要提到對方的名字或地址到下壹行。它的基本做法被現代字母所吸收。
⑤簽名和日期。寫信人的名字寫在問候語下面壹兩行的右邊。最好在寫信人的名字前寫下與收信人的關系，如兒子、父親、妳的朋友等。在下壹行寫下日期。
如果忘了寫什麽，可以在日期下面留壹個空行，在兩個空白處寫上“附上”，未完的事另起壹行寫。
信函有著悠久的歷史，其格式也發生了幾次變化。今天，按照通常的習慣，信函的格式主要包括五個部分:標題、正文、結尾、簽名和日期。