如何與合作同事之間進行溝通

溝通是人類最重要的活動之壹，也是管理行為中最重要的職責之壹。自從人們開始形成群體去實現個人無法達到的目標以來，溝通工作就成為了協調個人努力沿著團隊確定的方向所必不可少的因素。既然如此，為了設計和保持壹種良好環境，為了使人在群體中能夠高效率地工作，就需要溝通。 溝通能力的好壞，直接影響著每個人在人生事業上的發展。常言道：“酒香尚怕巷子深”。在這樣壹個競爭激烈的時代，有效的推銷自己、取得他人的認可、贏得他人的支持和配合、促進自己事業的成功、便顯的尤為重要了。作為管理人員，更須通過溝通促進妳與組織內每個不同職務的人員發展或維持友好合作、群策群力的工作關系，幫助妳和他人建立雙贏的合作關系，因此，其重要性自然不言而喻。 壹、溝通的概念和模式 《韋氐大詞典》解釋，溝通就是“文字、文句或消息之交通，思想或意見之交換”。拉氐韋爾（HaroldLasswell）解釋：溝通就是：“什麽人說什麽，由什麽路線傳至什麽人，達到什麽結果”。著名管理學家西蒙（H.A.Simon）認為：溝通“可視為壹種程序，借此程序，組織中的壹成員，將其所決定意見或前提，傳送給其他有關成員”。從管理學的角度，特別是從管理者工作職能特性的要求出發，綜合各種溝通的定義把溝通定義為：溝通是信息憑借壹定符號載體，在個人或群體間從發送者到接受者進行傳遞，並獲取理解的過程。（劉登義，2006） 溝通的基本模式是：誰向誰說了什麽而產生了效果。根據這個模式，有三個溝通要素被認為會對信息的效果產生重要影響：溝通者（communicator），內容（content），接受者（receiver）。 二、 合作同事之間溝通的涵義 1. 合作同事之間溝通的定義 所謂同事之間溝通，是指按照壹定的目的，有兩個或兩個以上的雇員組成的合作團隊中發生的所有形式的溝通。團隊成員之間和諧的關系有利於團隊任務的完成，而他們之間的溝通則有利於關系的建立和維持。 2. 合作團隊溝通的構成要素 （1）合作團隊成員的角色分擔。每個團隊都有若幹個成員組成，這些成員在團隊成立之後到團隊解體之前都扮演著不同的角色。我們按照團隊成員扮演的角色是否能對團隊工作起到積極的作用，將角色分成兩大類：積極角色和消極角色。 第壹，積極的角色： 領導者——能確定團隊目標任務並激勵下屬完成的成員。 以及能為團隊工作設想出最初的方案的成員。其行為包括明確問題、為解決問題提出新思想、新建議。 信息搜尋者——能為團隊工作不斷澄清事實、證據提供相關信息的成員。協調員——能協調團隊活動、整合團隊成員不同思想或建議並能減輕工作壓力、解決團隊內分歧的成員。評估者——分析方案、計劃的成員。激勵者——起到保持團隊凝聚力作用的成員。追隨者——按計劃實施的成員。旁觀者——能以局外人的眼光評判團隊工作並給出建設性意見的成員。 第二，消極的角色： 絆腳石——固執己見，辦事消極的成員。 自我標榜者——總想通過自吹自擂、誇大其詞尋求他人認可的成員。支配者——試圖操縱團隊，幹擾他人工作以便提高自己地位的成員。逃避者——總是跟他人保持距離，對工作消極應付的成員。 團隊中壹個成員可能扮演者幾個角色，也有可能幾個成員扮演者同壹個角色。另外，各成員所扮演的角色不是壹成不變的。 （2）團隊內成文或默認的規範。“規範”系指團隊成員所***同遵守的壹套行為標準，其可以以明文規定的方式存在。 （3）團隊領導者的個人風格。 領導者角色在團隊中的作用舉足輕重。領導者個人的性格特征、管理風格同團隊溝通是否有效密切相關。 三、溝通的途徑 溝通的實際運作可通過多種途徑。口頭溝通可能是運用最廣泛的方式。文字溝通（包括書面和屏幕形式）及音頻/視頻溝通（包括遠程通訊）在現代社會中是同等重要的溝通途徑。 口頭溝通：這是運用最為廣泛的溝通方式。它是壹種高度個人化地交流思想、內容和情感的方式。口頭溝通與文字溝通相比，為溝通雙方提供了更多的平等交換意見的可能性。人們通過溝通信息的內容培育相互之間的理解。 文字溝通：在缺乏面對面的接觸或遠程通訊設施的情況下，這種溝通方式是傳遞信息非常有價值的工具。特別是在面對很多人傳遞同壹信息而且還需有壹個永久存檔時，這種方法尤其有用。溝通者可以精確地表達他所想傳遞的信息，並有機會在給接受者發送之前充分地準備、組織這則信息。 音頻/視頻/通訊溝通：通過高度發達、高效的通訊/音頻/視頻輔助設施來使溝通變得更為有效。視覺感知是影響思想的壹個很有潛力的工具。人們更易於理解並保留視覺印象而不是文字印象。 然而，溝通不僅僅是上述幾種方法，在人們面對面地交流時，眨壹下眼睛，用手指輕輕地彈壹下等都是同樣重要的溝通方法。甚至有時非語言溝通比其他溝通方法更為重要。 四、團隊溝通的技巧 從目的上講，溝通是磋商***同的意思，即隊員們必須交換和適應相互的思維模式，直到每個人都能對所討論的意見有壹個***同的認識。說簡單點，就是讓他人懂得自己的本意，自己明白他人的意思。溝通的技巧對團隊合作的成功非常重要。 1. 語言溝通。團隊成員必須進行對話，即，成員們必須交換和適應相互的思維模式，直到每個人都能對所討論的意見有壹個***同的認識。 (1)坦誠。坦誠指的是開放性的溝通，了解自己，關註他人，關註妳的需求或明確要他人知道的事情。壹個坦誠的陳述通常很直接，但它同時很謙恭有禮，顧及他人的感情，而不是攻擊他人，坦誠是為妳自己的溝通負責，不讓別的什麽人來操縱妳的反應。 (2)負責的語言。如果每個人都能對團隊***同的感受和想法負責，壹切則會容易的多，因為負責的語言為他人改變其觀點和觀念留下余地。 (3)肯定。當別人通過承認妳的想法和感受，真正傾聽妳並做出回應時，妳會有被認可的感覺。而當妳被肯定時，就容易做出坦誠，容易出效率，也容易對團隊做出貢獻。 (4)恰當。恰當是指使用適合團隊成員、妳自己，適用團隊情況的語言。選擇恰當的語言取決於妳是否對他人的敏感，以及妳如何判斷妳想要達到的目的。這種選擇同時需要心和大腦。恰當包括妳能考慮到的知識層次、背景和感受。 2. 非語言溝通。所謂非語言溝通是指人們從語言中包含的指示或語言之外的提示中解析出的含義。這種溝通非常復雜，要解析壹個人的含義有時會非常困難。（杜慕群，2009） (1)運用肢體語言，促使團隊成員參與溝通。妳通過保持目光接觸和用讓他人感到舒服的姿勢，為他人著想，面向說話人，往前靠這樣的方式，對成員表示妳的反應。得體地應用妳的目光、表情、手勢、姿態等體態語言與同事進行非語言的交流，必然能增強妳對他人的感染力，使妳在與人進行交流的過程中，更能讓動作添彩。 (2)表現出強烈的自信心，使同伴傾聽於妳。當妳溝通時需要妳的臉、身體、聲音、演講能力的全力支持，使妳傳遞的信息有趣、可信。 3. 傾聽和提問 語言溝通和非語言溝通都傳遞信息，只有傾聽和提問才能提供壹些必要的及時的反饋，使人理解別人傳達的信息。傾聽和提問可以為個人及團隊進行成功的溝通引發對話，創造氛圍，並互相合作進行分析。毫無疑問，作為團體，成員的傾聽能力是保持團隊有效溝通和旺盛生命力的必要條件。 （1）構建團隊規範。有效的傾聽在團隊中特別難以實現。在壹對壹的對話中，妳可能有壹半的時間在傾聽；而在團隊中，妳傾聽的時間可能會達65%—90%。如此多得人在交流，傾聽就會變的較為困難，而讓別人傾聽卻較為容易，這就是為什麽團隊需要形成壹些清楚的溝通慣例，以便讓團隊成員在交流時遵循。這些慣例包括輪流發言，傾聽，提壹些問題來幫助他人理清想法和信息，以支持的立場提問題。遵循這些慣例，妳就可以創造壹個有益的溝通氛圍。 （2）排除障礙。許多因素會妨礙有效的溝通和提問。要求妳做壹個聽眾，這本身就是壹個難題。信息超載和需要理清多個頭緒會妨礙妳整理、加工和保留妳所聽的內容；焦慮或者為某事、某個信息或生活中的其他事情擔憂也會影響妳傾聽；積極做出反應的傾聽和提問需要開動腦筋，還要動用體力。 （3）掌握傾聽的藝術。其實學會傾聽並非很難，只要克服心中的障礙，肯定能夠成功。 五、團隊溝通中的沖突管理 沖突是指兩個（含）以上相關聯的主體，因互動行為所導致的不和諧的狀態。沖突常會是人們驚惶失措，而且其發生時不可避免的且具有周期性。沖突的性質可能會隨著團隊向目標的邁進而有所變化。 1. 產生沖突的原因 沖突的起因可能很簡單，也可能很復雜。沖突之所以發生可能是利害關系人對若幹議題的認知、看法不同，需要、利益不同，或是基本道德觀、宗教信仰不同等因素所致。 2. 沖突的分類 當兩人或更多的人發現他們個人目標互為排斥，也就是說，如果他們發現個人目標會妨礙另外壹個人實現其目標時，沖突就出現了。分歧可能會通過互相協商來解決，但也可能演變成壹場毫無意義的沖突。因此，我們可以把沖突分為兩類：有成效的沖突，失去功用的沖突。有成效的沖突有其典型特點，往往是積極的、非個人化的、實質性的、合作的；而失去功用的沖突則為消極的、個人化的、有影響的、競爭的。 3.解決沖突的方法——直接處理法 “直接處理法”是這樣壹種方法，他強調問題解決要通過面對面的交流，他適用於團隊成員將要學著應用的其他壹些技巧。直接處理法鼓勵團隊成員不通過管理部門而直接解決他們的問題，同時也避免了糾紛，節省了時間和精力，並最大可能的減少了對問題的曲解。為了淡化沖突，當妳面對團隊夥伴是應遵循以下步驟： （1）告訴妳的同事，妳對他（或她）所作的事有些疑問，暗示這壹問題可能是誤解並表示妳聽他（或她）的解釋，要認真聽，不要做出任何爭論。 （2）計劃於團隊夥伴開個會，重提這個問題，更加詳細的來探討它，采用直接處理法的指導方針。 （3）拿著這壹問題面對妳的夥伴，假設他（或她）在處理這壹問題使會需要些幫助。 （4）將這壹問題提到整個團隊面前，向所有的團隊成員征詢意見。 直接處理法授予團隊成員壹定的權力，幫助他們通過個人承擔責任，個人成長以及給與他們決定的工具來做出了許多有價值的決定。這壹方法將成為團隊處理他們所有沖突時所采用的有效方法。（沈遠平，沈宏宇，2009） 4.減少沖突 直接處理法是解決沖突的壹個非常好的方法，但處理沖突的最佳方法是了解沖突的原因，以及如何減少沖突。團隊成員應該知道沖突產生的原因並知道他們的行為是會減緩還是會加劇沖突，這就要求團隊成員在處理問題時要做到以下幾點： （1）為個人和團隊著想。考慮他人傾向，考慮為每個人帶來雙贏的結果，堅持互利互惠。 （2）公平和平等。如果團隊成員在為平等、正義和公正而努力，他們會感覺良好，知道壹套職業道德在起著約束作用，而且能夠彼此很好的相互適應。 （3）好情緒。好情緒是壹種態度，是指樂意使他人感到輕松。好情緒可以影響他人，使其仁慈慷慨，助人為樂；可以增加親和力；可以減少故意和挑釁性；還能有助於產生創造性的解決方法。 （4）幽默感。它與好情緒有關，但兩者不同。幽默感是壹種在具體情況下發現幽默的能力，壹種欣賞反話的能力，以及適當輕松的方式緩解壓力的能力。需要指出，開玩笑也會被用來掩蓋人們的挑釁性，或避免沖突。在這種情況下，就需要有人找出問題並使團隊將註意力集中到處理問題上。 良好的溝通有利於消除誤會，確立互信的人際關系，營造良好的工作氛圍，增強組織的凝聚力。良好的溝通有利於協調團隊成員的步伐和行動，確保團隊計劃和目標的順利完成。良好溝通有利於加強團隊與外部環境的聯系，同外部環境進行物質、信息及能量的交換，保證團隊與環境協調壹致。因此，我們要在工作中重視和合作同事的溝通，使得在高效達成溝通目的同時能夠逐步鞏固團隊的凝聚力，從而在實現團隊目標的結果中也實現自我的價值。