公文在我國歷史上由來已久，古代臣子對帝王陳述意見或說明事情稱“奏”或“奏章”。“奏”、“奏章”、“奏折”就是古代的公文。新中國成立後，公文的範疇更為寬廣。目前，人們習慣上理解的公文分為兩大類：壹類是黨政機關、企事業單位、群眾團體在辦理公務往來中形成和使用的通用公文；另壹類是外交、軍事等領域使用的專用公文。我們這裏主要探討行政機關的通用公文和公文處理。
公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。從這個定義中，我們可以看出機關公文的重要作用。就拿電力系統來講，要傳達貫徹國家節能減排、上大壓小的方針政策和法律法規，要組織、協調、指導、監督實施資源節約型和環境友好型戰略，要向上級請示問題、匯報情況，要答復基層單位的請求事項等等，都離不開公文這壹重要工具。可以說，離開了公文這個載體，我們的公務活動將寸步難行。我相信，大家在這方面壹定都有比較深切的體會。比方說，針對某件事情，領導之間口頭答應或者承諾同意的事情，最後在實際操作和辦理過程中還是少不了公文往來。因為口說無“憑”，公文是處理公務活動的依據。
雖然公文是辦理事務的依據，但並不是只要是公文就能把事情辦好。什麽公文辦什麽事情。比如說，“通知”是使用得比較多的壹種公文，壹般情況下只適用於對下屬單位布置工作、提出要求和註意事項，如果用“通知”向上級機關匯報工作、請求批準，肯定會適得其反，不但不能把事情辦妥，還會大鬧笑話，說我們連最基本的公文知識都沒有。那麽，行政機關的公文具體包括哪些種類呢？根據國務院2000年8月發布的《國家行政機關公文處理辦法》，***有13類14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、報告、請示、批復、公報、條例、規定、函、會議紀要等14種。黨組織的機關公文種類也是上述14種。
在長期的工作實踐中，為了用最少的語言表達最多的內容和信息，行政機關逐漸形成了固定的公文格式和運行傳遞制度，並在《國家行政機關公文處理辦法》中有明確的規定。掌握公文的格式和運行要求，是文秘工作者做好公文處理工作壹個最基本的條件。
壹、公文的格式
根據《國家行政機關公文處理辦法》，公文壹般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、印章、成文日期、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
壹份完整的公文，我們通常把它分為文頭、主文、文尾三部分。這裏，我們結合實例，逐項予以解釋和說明。例1：“關於印發《中國電力投資集團公司關於開展對標工作的指導意見》的通知(中電投辦〔2008〕12號)”，例2：“江西三和電力股份有限公司《關於水工建築物汛後檢查情況的報告》(贛三電安生〔2007〕146號)”。
(壹)文頭部分
位於公文首頁上端，壹般約占公文紙(A4型)的1/3（下行文）或2/5(上行文)面積。這裏需要註意的是：發文字號的年份要用阿拉伯數字完整填寫，不能把“2008”寫成“08”；括號要用六角括號“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；機密以上的公文要有文件份數和序號；上行文需要標註簽發人姓名。
這裏，大家需要註意請示的格式：壹是上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，留出的空白供上級機關批示文件使用。二是上行文需要標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後壹個簽發人姓名處在同壹行。
(二)主文部分
從標題壹直到印章，都屬於主文部分，這是公文最重要的部分。需要大家註意的內容主要有：
1、標題
除法律法規外，壹般不加書名號，不加標點符號。同時，制作標題時，既要反映文章的主題，文題相符；又要規範格式，不能把詞組、名稱人為地分行。
2、主送機關
下行文主送機關較多，壹般使用泛稱。上行文的主送機關壹般是壹個。請示、批復、意見、函的主送機關只能是壹個。沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告等，不寫主送機關。
3、正文
內容較多時，分層序碼的規範順序是：“壹”、“（壹）”、“1、”、“（1）”。
4、成文時間
以領導人簽發日期為準，聯合行文以最後機關領導人簽發日期為準。同時要用漢字而不能用阿拉伯數字。“零”寫為“○”，不能寫成“0”。黨組織的機關行文成文日期用阿拉伯數字。
5、印章
務必使印章與正文同處壹面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。
(三)文尾部分
這壹部分內容雖然不多，卻是容易被忽視的方面。
1、主題詞
是經過規範處理的用來標引公文主題內容的詞，主要作用是便於電腦存儲和文件檢索。按規定，公文應當依據國務院辦公廳秘書局印發的《國務院公文主題詞表》標註主題詞，實際情況是縣級以下機關的公文，對標註主題詞未做硬性要求，但上行文要按上級機關要求標註。
標註主題詞應註意掌握選詞原則。壹份公文主題詞不能超過5個。順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最後標反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不加標點。如《國務院關於加強水土保持工作的通知》，就要先標類別詞“水利”，再標類屬詞“水土保持”，最後標文種“通知”。另外，主題詞表中沒有的詞，我們叫“自由詞”。“自由詞”壹般不標註，必須標註時，應在該詞後加“△”符號。如《關於張三等同誌職務聘任的通知》，其主題詞為：幹部 聘任 張三等△ 通知。
2、附註
主要用於其他項目不便說明的事項。可以解釋名詞術語，可以說明發至級別。請示應註明聯系人姓名和電話。附註應加括號，位置居左空2格，在成文時間下壹行。
(四)公文排版規格
公文用紙采用A4紙，幅面尺寸為：210mm×297mm。公文頁邊與版心尺寸：
公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±1mm
公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)
排版規格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，壹般每面排22行,每行排28個字。紙張方向為縱向。
二、行文規則
公文行文有四個方向：上行(請示、報告)，下行(通知、通報)，平行(函)，泛行(通告、布告)。這裏，我們應註意以下幾點：
1、壹般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示的，應抄送被越過的上級機關。所謂特殊情況指：重大緊急事項，不越級請示要誤時誤事；被直接上級機關長期擱置而又急需解決的問題；與直接上級機關意見分歧壹時難以協調統壹，而又急於處理的事項。
2、請示壹般只寫壹個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式。如果寫幾個主送機關，可能是誰都不批復，或者是幾個單位都批復，但批復意見又不壹致，難以貫徹執行。
3、請示應壹文壹事，壹般不得抄送下級機關。
4、報告中不得帶請示事項，也不得越級報告。