1.什麽是項目的範圍管理?
2.範圍管理的ITTO圖
3.項目的鍍金和範圍蔓延
首先,解釋下何為範圍:包涵產品範圍和項目範圍。
比如,開墾壹塊100畝地,是產品範圍,如何開墾這塊地、開墾壹塊什麽形狀的地,是項目範圍。
範圍管理,確保項目做且只做所需的全部工作,以成功完成項目的各個過程。
比如,老板讓妳按照他規定的三個步驟,開墾100畝地。
情況壹:妳自作主張,總***開墾了200畝地,當妳竊竊自喜,老板肯定會表揚妳,工作效率高,超額完成任務,有兩種情況,第壹,妳破壞了老板的全盤計劃,說不定另外100地,他要做釣魚場的,效益更好;第二,他會覺得,要麽就是資源給多了,要麽就是妳工作不飽和。
情況二:妳規規矩矩的只開墾了100畝地,但不失按照老板規定的三個步驟,妳用兩個步驟又好又快地完成了土地開墾。最終的結果是,範圍管理還是沒有做好,漏了壹個開墾土地的過程。
項目的範圍管理總***有六個過程:
-規劃過程組:規劃範圍管理、收集需求、定義範圍、創建WBS
-監控過程組:確認範圍、控制範圍
本節主要解釋數據流程圖的重點內容,手繪版中用紅色筆標註出來的部分:
1.規劃範圍管理:老板交代妳100畝地,讓妳出壹個100畝地的範圍管理規範,如果管控100畝地不沙化剩50畝,如果不侵占別人的土地等確認和控制計劃( 範圍管理計劃 ),同時針對這100畝地,不同的股東有不同的需求,老板讓妳做個管理計劃,如何收集、管控、跟蹤這些需求( 需求管理計劃)
2.收集需求:在 《項目管理,掀起妳的蓋頭來》 壹文中有介紹什麽是幹系人。通過收集幹系人的需求,得出老板需要產出1000斤火龍果,股東需要1000斤香蕉,老板娘需要1000斤咖啡豆,項目經理講這些需求都記錄下來,形成了 需求文件 。同時呢,排列需求的優先順序,老板是個妻管嚴,所以老板娘的需求要放在首位進行跟蹤,由最得力的助手隨時跟進,老板的需求排第二位,股東的排第三位( 需求跟蹤矩陣 )
3.定義範圍:與三大幹系人溝通需求後,達成***識,確認今年產出火龍果、香蕉和咖啡豆各1000斤,並確認水果驗收標準,沒有蟲眼和壞損視為合格,最後以產出的水果為可交付成果,以上***識成文就叫 項目範圍說明書。
4.創建WBS:項目經理把工作進行分解,按火龍果、香蕉、咖啡豆( 項目可交付成果 )和播種、除草、施肥、收獲( 項目工作 )分解到每人每天需要的工作量( 稱之為工作包 )。創建WBS很考驗管理水平,如果工作包分配不均勻,會造成項目進度延誤,也會造成項目成員工作量不均衡,很有可能造成項目團隊成員出走,得不償失。所以作為項目經理,在分解工作時,要合理,並且在項目實施過程中,要隨時檢查,修改完善。
ps:範圍基準由項目範圍說明書、工作分解結構(WBS)和相應的WBS詞典構成,三者缺壹不可。基準的意思就相當於壹把尺子。範圍基準,就是範圍的尺子,用來衡量範圍是否符合標準。
5.確認範圍:第壹批水果收獲了,經過核實,確認了火龍果、香蕉、咖啡豆各收獲500斤( 確認的可交付成果 )
6.控制範圍:可是咖啡豆是壹年收獲壹次的,故而要達不到既定範圍,故而項目經理提出,增加咖啡豆的種植,正確在收獲季11月前再收獲壹次。( 變更請求 )
提到項目的範圍,鍍金和範圍蔓延總是分不清楚,很多項目經理在工作中也經常犯錯誤。
1.鍍金:用另外壹個詞叫畫蛇添足,老板讓妳負責100畝地的生產,雖然本職工作做得很好,但妳讓項目成員把田埂全部鋪上金磚,方便讓老板過來視察,用誇張的方法,讓人覺得很滑稽,但實際工作中,很多人總是不自覺的給項目鍍金,浪費時間、成本和人力,所以確認範圍和控制範圍,非常的重要,時時刻刻自省項目。
2.範圍蔓延:用另外壹個詞叫占人良田,老板只給了妳100畝地,結果妳自作主張,占他人良田100畝,總***管理了200畝地的生產,其實風險是極大的,因為資源、時間的匹配是100畝地,而非200畝,範圍蔓延的後果就是壹件事都沒做成,要收成的時候,壹個果子都沒有。
做且只做規定範圍的事,是壹門藝術,管好自己的壹畝三分地沒那麽容易。