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每天學壹點項目管理知識(6.2 定義活動)

當我們已經制定好進度工作管理計劃,我們就要壹步壹步按照進度管理計劃開展進度管理工作。

在上壹章節的範圍管理中,我們已經明確整個項目所需做的工作,即官方名稱範圍基準。還記得範圍基準中都有什麽嗎?範圍基準中包括項目範圍說明書、WBS、工作包、規劃包、WBS詞典(詳見 5.4創建WBS )。項目的完成時間,也就是項目進度的制定是取決於範圍基準,範圍基準壹定等於所有工作包的加和。然而工作包是壹個成果,而在實現成果的過程中需要采取各種具體行動,因此,我們需要將工作包進壹步分解為 活動。

大家可以想壹下小葵變美的例子,我們需要先知道變美是改變體重還是妝容?那是否需要改變衣著呢?變美內容的不同壹定會影響項目的持續時間。因此,項目進度的制定壹定是取決於項目範圍的,所以 定義活動的輸入 壹定有 範圍基準 。

活動既然是將範圍基準中的工作包進行分解所得到的,所以定義活動中使用的最重要的工具就是 分解 。分解是壹種把項目範圍和項目可交付成果逐步劃分為更小、更便於管理的組成部分的技術。WBS、WBS 詞典和活動清單可依次或同時編制,其中 WBS 和 WBS 詞典是制定最終活動清單的基礎。WBS 中的每個工作包都需分解成活動,以便通過這些活動來完成相應的可交付成果。讓團隊成員參與分解過程,有助於得到更好、更準確的結果。

因為項目可能很大,讓人壹次性分解清楚也不太現實,所以我們可以進行 滾動式規劃 。也就是說先把眼下詳細的工作分解清楚,遠期的工作粗略規劃,是壹種漸進明細的規劃方式。

定義活動的工具與技術除了分解和滾動式規劃之外,還又壹個就是會議。會議可以是面對面或虛擬會議,正式或非正式會議。參會者可以是團隊成員或主題專家,目的是定義完成工作所需的活動。

最後定義活動輸出項目所需的進度活動,也就是活動清單,其中包括每個活動的標識及工作範圍詳述,使項目團隊成員知道自己需要完成什麽工作。

同WBS、WBS詞典壹樣,明確活動是什麽之外,要有壹個項目文件—活動屬性。活動屬性記錄每項活動所具有的多重屬性,用來擴充對活動的描述。

活動是從工作包進行分解的,活動的數量可能是巨大的,因此我們確定壹些重要的節點來評估這個項目是否延期或者提前。這個重要的節點就是是 裏程碑清單 ,裏程碑清單列出了所有項目裏程碑,並指明每個裏程碑是強制性的(如合同要求的)還是選擇性的(如根據歷史信息確定的)。裏程碑的持續時間為零,因為它們代表的是壹個重要時間點或事件。

壹旦定義項目的基準後,在將可交付成果漸進明細為活動的過程中,可能會發現原本不屬於項目基準的工作,這樣就會提出 變更請求 。在這情況下,應該通過實施整體變更控制過程對變更請求進行審查和處理。

好啦,以上就是今天定義活動的內容,大家記住了麽?定義活動根據範圍基準和進度管理計劃,是利用分解、滾動式規劃、會議的工具與技術,輸出活動清單、描述活動特性的活動屬性和包含重要節點的裏程碑清單,除此之外如果發現了問題,可能會提出變更請求。

妳記住了麽?