壹般語言工具書都告訴我們：文書壹詞有兩個含義。其壹，各類機關或其他單位中從事文件收發、運轉、催辦、擬辦、繕印、立卷、歸檔等工作的人員；其二，各類公文和私文的通稱。
壹、文書的含義 文書是壹個概括性的名詞，指的是壹種記錄信息、表達意圖的文字材料。古往 今來，人們通過書寫和制作文書來記錄信息，利用傳遞文書來彼此相互交流信息， 利用公布文書對公眾發布信息等等。可見，文書是人們用來記錄信息、交流信息和 發布信息的壹種工具。文書包括私人文書和公務文書兩種。所謂私人文書，就是指 個人或家庭、家族在自己的活動中或私人相互之間的交往中形成和使用的私人書 信、日記、自傳、遺囑、家譜、著作手稿以及房契、地契等。私人文書不是本書研 究的重點。那麽，什麽是公務文書呢？關於公務文書，《國家行政機關公文處理辦 法》中曾下過壹個定義，就是指傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和 規章，施行行政措施，請示和答復問題，指示、部署和商洽工作，報告情況，交流 經驗的重要工具。公務文書是本書研究的主要內容。
二、文書、公文、文件 ，在機關單位中常常出現文書、公文和文件三個概念同時使用的情況，現 在，我們對三者作簡要分析。
文書，從廣義上來講，是機關、團體、企事業單位以及個人在社會活動中，為 了某種需要，按照壹定的體式和要求形成的書面文字材料。也就是說，壹切書面文 字材料，都可以稱之為文書。從這裏可以看出，文書所包括的範圍是很廣泛的。現代辦公室文書寫作大全書壹詞，在《漢書·刑法誌》中有“文書盈於幾閣，典者不能遍睹”的敘述。唐代 元稹在《望喜驛》詩中有“滿眼文書堆案邊，眼昏偷得暫時眠”的句子。這裏的 “文書”，指的就是公務文書。此外，還有用於民間的傅別、書契之類，亦稱“文書”，常有“恐口無憑，立此文書為據”的說法。故古代文書有公用和民用兩類。 可見，古代文書的概念和現代的基本相近。
公文，是指公務活動中形成和使用的文書，或者說處理公務所使用的文書稱之為公文。公文壹詞，出現於東漢末年和三國時期。《後漢書·劉陶傳》說：“州郡忌 諱，不欲聞之，但更相告語，莫肯公文。”在《三國誌·魏誌·趙儼傳》中也有“輒 白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民”的記載。從此以後，公文就成為公務文書的統稱了。
文件，是指機關、團體、企事業單位之間，正式行使的具有統壹格式和行文關 系的公文。它是公文中的壹部分，或者說是公文中的主要部分。“文件”壹詞，出 現得較晚，據查考，在清代末年才開始正式使用。當時在清代外交文書中，常常提 到“交涉文件”、“往來文件”、“公布文件”等等。到了民國時期，文件壹詞使用得 更廣泛，更普遍了。 綜上所述，文書、公文、文件這三個詞的含義基本上是相同的。但嚴格地說， 它們之間既有含義寬窄之差，也有習慣稱呼之別。三者之間的差別，不在其內涵， 而在其外延。根據習慣的稱呼，它們在不同的地方，或用文書，或用公文，或用文 件。我們習慣說“文書工作”而不說“公文工作”或“文件工作”，習慣說“文書 處理程序”而不說是“文件處理程序”，習慣說“中央文件”而不說“中央文書” “中央公文”。習慣用語，是約定俗成的。我們在這本書中，也尊重習慣用語，在不 同的地方，分別使用了“公文”“文書”“文件”三個詞。
三、公務文書的特點
（壹）公文是由法定的作者制成和發布的 公文不是誰都可以隨便寫的，它是由法定的作者制成和發布的。所謂“法定的 作者”，主要是指依法成立並能以自己的名義行使權力和擔當義務的組織。行政機 關、群眾團體、企事業單位，都是依據法律、條例、章程、決定、決議等建立和合 法存在的，他們都是法定的作者。 從國家機關來說，依據《憲法》第八十九條，國務院可“根據憲法和法律，第壹篇應用寫作概論定行政措施，制定行政法規，發布決定和命令”。依據《中華人民***和國地方各級 人民代表大會和地方各級人民政府組織法》第三十五條，縣以上的地方各級人民政 府可“規定行政措施，發布決議和命令”。也就是說，國務院和地方各級人民政府， 依照兩個法的相應條款，有權規定行政措施，發布決議和命令。 公文的作者主要指的是發文的名義。在現行公文中，有的是以機關名義發的， 如國務院文件，某省人民政府文件；有的是以機關某壹部門的名義發的，如中***中 央辦公廳文件，某省委辦公廳文件；有的是以國家領導人或機關首長負責人的名義 發的，如人大常委會委員長、部隊首長發布的命令、嘉獎令，學校校長發布的任免 通知等等。這裏需要註意，用國家領導人或機關首長的名義發布的，是領導人行使 職權的壹種表現，該領導人的職務，是經過委任或經過選舉程序後，由上級批準的。因此，他們也是法定的作者，並不是以個人的身份出現的。至於按照機關內部 的分工從事公文撰擬的人員，不能視為公文的法定作者。 另外，非法定作者無權制發公文。假托名義偽造公文，要受到法律的追究和懲罰。
（二）公文窟有法定的權威和效力 公文作為機關的喉舌，可以代表機關發言，代表制發機關的法定權威，可以作 為工作的依據。如中***中央文件，是代表黨中央的意見的。通過中央文件制定和傳 達的黨的路線、方針和政策，是各條戰線工作的依據和準繩。又如，國家行政領導 機關發布的文件，代表了人民政府的職權和意圖，具有行政領導和行政指揮的權威，它是通過壹定的立法程序產生的，違反了就要受到法律制裁，這就是法定的權威性，也叫做法規的強制力。公文具有特定的效用。即它總是為了現實的特定工作或為了完成特定的現實任 務而作的。這種特定效用又叫現實執行效用，簡稱現行效用或時效。可見，公文的 效用具有壹定的時間性，可以說沒有壹份公文是永遠有效的。雖然有的公文具有歷 史文獻的價值，但從總體上來說，它還是著眼於現實效用，它是在現行工作中形 成，在現行工作中使用，為推動現行工作服務的。壹旦某項現行工作完成了，該項 工作中所形成並使用的公文材料其作用也就隨之結束，並將它們立卷歸檔。 文件的現行效用，從每份文件來說，時效的長短不等，沒有統壹固定的期限。有 的時效長達幾十年，如法律性文件、長遠規劃等；有的時效很短，如具體事項的通知 等；有的時效期限不明顯或並無確定性，如某些政策性指示、法規性文件等等。
狹義文書
不過，人們在日常工作中，在用語習慣上，說到“文書”時，是不包括私用的文字材料在內的。《辭海》上說的“各種公文的通稱”(1979年版，1533頁)即是壹例，這也就是狹義的文書的概念。
《辭海》上說的“文書”是狹義的，而《現代漢語詞典》上說的(“指公文、書信、契約等”)卻基本上是廣義的，但小於“公文+私文”所涵蓋的範疇。這對壹般讀者來說，只會造成思想的混亂，而無助於文秘知識的普及和這方面研究工作的深入。