大中型機關壹般都設有檔案機構，管理本單位形成的檔案，但機構的名稱不盡相同。在歐美壹些國家稱登記室，如德國人J.von 拉明根著的《登記室及其機構和管理》(1571)、德國的早期檔案刊物《檔案館學和登記室學》(1806)、美國人T.R.謝倫伯格著的《現代檔案—原則與技術》(1956)，都使用了登記室的概念。國際檔案理事會組織編纂的 《檔案術語詞典》 (1984)收錄了“登記室”(registry)詞條，定義為：“機關、團體、組織中負責形成、管理和保存現行案卷、文件和半現行文件的部門。” 蘇聯在各部和其他各主管部門 、組織、企業，在中央和地方蘇維埃與工會委員會、合作社聯合組織及其他社會組織中，都建立有檔案室，統稱機關檔案室。在中國，宋代各級國家機關普遍設立架閣庫，金、元、明、清均沿襲宋制，亦設架閣庫，具有機關檔案室的性質。中華民國時期開始把管理本機關檔案的機構稱為檔案室。當代中國在大多數機關、團體、企業、事業單位中都設有檔案室。